7 errores que generan penalidades al contratar con el Estado

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Contratar con el Estado puede abrir oportunidades importantes para una empresa, pero también exige una gestión contractual rigurosa. Ganar una buena pro no es suficiente: el verdadero riesgo suele aparecer durante la ejecución, cuando un atraso, una entrega incompleta o una mala respuesta a observaciones puede convertirse en penalidades, descuentos y pérdida de reputación como proveedor.

Bajo la Ley N.° 32069 (Ley General de Contrataciones Públicas) y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N.° 009-2025-EF, las penalidades pueden aplicarse por mora y por otros incumplimientos contractuales injustificados. No se trata solo de un castigo económico aislado sino que el historial de cumplimiento también puede formar parte de la información del proveedor y ser considerado en la evaluación de su desempeño frente al Estado.

El primer error es no leer el contrato como una matriz de obligaciones. Muchas empresas revisan el monto y el plazo general, pero no identifican entregables, hitos, condiciones técnicas, obligaciones accesorias, penalidades específicas y forma de conformidad.

El segundo error es no controlar desde cuándo empieza a correr el plazo. En contratación pública, un día de retraso puede generar penalidad por mora si el atraso es imputable al contratista.

El tercer error es entregar bienes, servicios u obras sin verificar que cumplan exactamente con las especificaciones técnicas, términos de referencia o expediente técnico. Entregar no siempre equivale a cumplir.

El cuarto error es subsanar observaciones fuera del plazo otorgado. Si la entidad observa el entregable, la respuesta debe ser oportuna, completa y documentada.

El quinto error es no sustentar a tiempo los hechos no imputables. Si existe una causa externa que afecta el plazo, debe comunicarse y acreditarse de forma objetiva.

El sexto error es ignorar las “otras penalidades”. Además de la mora, el contrato puede prever penalidades por incumplimientos específicos, como no mantener personal clave, no presentar reportes, no cumplir protocolos o no atender obligaciones accesorias.

El séptimo error es no construir evidencia. Correos, cargos, actas, reportes, comunicaciones por la plataforma correspondiente y documentos técnicos pueden ser decisivos para discutir una penalidad indebida.

Para reducir riesgos, la empresa debe implementar un control interno del contrato desde el primer día. Con ello, será posible identificar obligaciones, responsables, plazos, alertas, entregables, medios de comunicación y sustento documental. También es recomendable revisar legalmente cualquier observación, ampliación de plazo o comunicación de penalidad antes de responder.

Dentro del contexto antes desarrollado, surgen las siguientes cuestiones: 

¿Toda demora genera penalidad?

No necesariamente. La penalidad exige que el retraso sea injustificado e imputable al contratista.

¿Existe un límite a las penalidades?

El Reglamento establece límites aplicables a la suma de penalidades por mora y otras penalidades, según el monto vigente del contrato o ítem correspondiente.

¿Una penalidad puede afectar futuras contrataciones?

Sí, porque el desempeño del proveedor puede ser considerado dentro de los mecanismos de información y reputación previstos en el régimen vigente.

¿Qué debe hacer una empresa ante una penalidad?

Revisar el contrato, verificar el cálculo, identificar la causa del incumplimiento, reunir evidencia y evaluar si corresponde cuestionarla.

Las penalidades no solo reducen el margen económico de un contrato público. También pueden afectar la imagen del proveedor frente al Estado y limitar su competitividad futura. Una revisión preventiva puede marcar la diferencia entre ejecutar ordenadamente o asumir costos evitables. Contáctanos para evaluar profesionalmente los riesgos de tus contratos públicos.